TEKNOLOGI DALAM KOMUNIKASI TERTULIS

Komunikasi bisnis pada umumnya bersifat resmi. Pesan bisnis dapat dikomunikasikan secara lisan maupun tertulis. Pesan-pesan penting biasanya dikomunikasikan dengan dokumen tertulis. Dokumen tertulis dapat ditulis dengan tangan, diketik dengan mesin tik manual atau elektronik, dicetak dalam bentuk print-out, atau menggunakan e-mail.

Penulisan dokumen dengan tangan hampir tidak memerlukan teknologi sebagai alat bantu. Saat ini, hamper setiap perusahaan telah menyediakan bebagai alat bantu berupa hardware dan software computer untuk melakukan komunikasi bisnis tertulis.

Word Processor merupakan salah satu software yang banyak digunakan sebagai pengolah kata (teks). Word processor yang ada saat ini bukan lagi hanya sekedar sebagai pengganti mesin tik, tetapi sudah mampu memadukan antara teks dengan spreadsheet, gambar, atau grafik. Di samping itu, pembuatan satu dokumen dapat dilakukan secara bersama-sama (sharing) dan memudahkan proses editing.

Selain word processor, penulisan dokumen dapat juga menggunakan desktop publishing, misalnya aplikasi Page Maker. Software itu memiliki kemampuan lebih tinggi dalam menggabungkan teks dengan foto atau gambar dengan tampilan yang lebih menarik dan variatif. Desainer grafis banyak menggunakan aplikasi tersebut untuk membuat majalah, buku, panduan, brosur atau poster.

Di samping komputer, alat bantu scanner juga sering digunakan untuk menyiapakan dokumen bisnis. Alat itu dipergunakan untuk menduplikasi teks atau gambar yang sudah ada tanpa perlu melakukan pengetikan atau penggambaran ulang. Selanjutnya, proses editing atas teks atau gambar yang sudah di- scan dilakukan dengan komputer.

Dokumen bisnis yang telah disiapkan menggunakan komputer, lalu dicetak dengan printer berwarna atau hitam-putih. Sebagai alat pencetak, printer bisa diperintahkan untuk melakukan pencetakan ulang atau penggandaan. Untuk keperluan yang sangat mendesak, penggandaan dapat juga dilakukan dengan mesin faks. Dengan alas an efisiensi, biasanya penggandaan dalm jumlah banyak dilakukan dengan mesin fotokopi. Saat ini, sudah banyak alat bantu yang multifungsi, misalnya satu alat bisa berfungsi sebagai printer, scanner dan sekaligus fotokopi.

Dokumen yang telah tercetak (hardcopy) didistribusikan kepada penerima pesan melalui mesin faks atau kurir. Hingga saat ini, mesin faks hanya mampu mengirimkan dokumen berwarna hitam-putih. Ada kalanya pencetakan dokumen tidak perlu dilakukan terlebih dahulu, tetapi dikirim langsung setelah file disimpan dalam bentuk softcopy (hardisk, floppydisk, dan compact disc) atau melalui electronic mail atau e-mail. Penerima akan membaca pesan langsung melalui komputer dan akan mencetaknya bila diperlukan.

Perusahaan bisa membentuk jaringan komunikasi elektronik terbatas untuk internal perusahaan yang berada dalam satu lokasi tetentu. Jaringan yang berada dalam satu lokasi itu disebut Local Area Network (LAN). Jaringan yang lebih luas untuk melakukan komunikasi antar lokasi yang berjauhan disebut Wide Area Network (WAN). Dalam era globalisasi saat ini telah berkembang jaringan komunikasi elektronik yang sangat luas dan melewati batas-batas wilayah negara yang disebut intenet. Agar dapat berkomunikasi melalui internet, diperlukan komputer, modem, saluran telepon, dan jasa layanan akses Intenet atau Intenet Service Provider (ISP).

Internet adalah jaringan komunikasi terbesar di dunia yang dapat diakses oleh individu, perusahaan, perguruan tinggi, pemerintah dan lembaga-lembaga lain di seluruh dunia. World Wide Web (www) merupakan bagian dari internet yang banyak digunakan untuk mengakomodasi informasi berupa grafik. Informasi biasanya disimpan dalam berbagai situs yang memiliki banayak halaman web. Agar dapat membaca halaman web diperlukan perangkat lunak web browser seperti Nestcape Navigator atau Internet Explorer.

E-mail atau pos elektronik merupakan salah satu keunggulan Internet yang paling bermanfaatuntuk bisnis. File berupa teks atau gambar, baik panjang atau pendek bisa dikirim dengan cepat ke seluruh dunia melalui e-mail. E-mail juga telah mendorong kerja sama yang lebih kuat antar karyawan dan memingkatkan produktivitas karena mampu meram[pingkan proses komunikasi. E-mail telah mengubah gaya komunikasi bisnis secara dramatis.